Štandardná procedúra pri príprave a realizácii medzinárodných verejných súťaží pri obstarávaní:

Oznámenie o úmysle vyzvať k zaslaniu ponúk – zverejnenie vykoná hostiteľský štát. Distribúcia oznámení do všetkých členských štátov sa uskutočňuje prostredníctvom zastupiteľských úradov diplomatickou cestou (originál) a stálych delegácií pri NATO (kópia) na ministerstvá obrany. Oznámenia obsahujú súhrnný popis a približný odhad nákladov projektu, konečný termín do ktorého je treba zaslať oznámenia o úmysle zúčastniť sa súťaže, termín do ktorého predpokladá hostiteľský štát rozoslať Cahier des charges firmám ktoré prejavia záujem zúčastniť sa medzinárodnej súťaže, dátum platnosti ponúk, druh a stupeň prípadných utajovaných informácií, ktoré je treba firmám poskytnúť, aby mohli spracovať ponuku, adresu a kompletné kontaktné údaje orgánu a meno pracovníka zodpovedného za vybavovanie činností súvisiacich s pozývaním záujemcov na súťaže, referenčné číslo projektu, predpokladaný druh verejnej súťaže, prípadné ďalšie požiadavky a informácie potrebné pre spracovanie ponúk a vykonanie súťaže.

Zaslanie oznámení o úmysle vyzvať k zaslaniu ponúk firmám – Ministerstvo obrany členského štátu zašle vhodnou formou, pri stanovenom režime ochrany informácií, (najefektívnejšie je elektronickou cestou) oznámenie iba firmám, zaradených do svojej databázy, ktoré majú v dokladoch predložených pri žiadosti o zaradenie do databázy, v predmete svojej činnosti špecifikovaný druh prác alebo služieb, požadovaný hostiteľským štátom.

Predloženie stanovísk o záujme zúčastniť sa súťaže – Firmy, ktoré majú záujem zúčastniť sa súťaže, zašlú stanovisko o záujme zúčastniť sa súťaže na adresu orgánu, ktorý vydal oznámenie o úmysle vyzvať na zaslanie ponúk. Súčasťou stanoviska je však i „Deklarácia spôobilosti“, ktorú na základe prejaveného záujmu firmy zúčastniť sa súťaže a na základe požiadania vydá príslušné ministerstvo obrany, ak firma spĺňa stanovené podmienky. Ak o účasť vo súťaži prejaví záujem viacej firiem z príslušného členského štátu a spĺňajú stanovené požiadavky môže ministerstvo obrany pre tieto firmy zaradené do svojej databázy vydať spoločnú „Deklaráciu spôsobilosti“.

Vyzvanie k účasti na súťaži: Orgán hostiteľského štátu, poverený vykonaním (medzinárodnej) súťaže, vyzve firmy ktoré zaslali oznámenie o záujme zúčastniť sa súťaže a splnili stanovené kritéria, aby v termíne ktorý stanoví vyzývateľ podľa rozsahu projektu vo výzve, predložili svoje ponuky. Lehota na predloženie ponúk sa počíta od termínu rozoslania Cahier des charges záujemcom o účasť v súťaži. Hostiteľský štát o rozoslaní Cahier des charges oboznámi i zástupcu diplomatického zboru príslušného členského štátu, pôsobiaceho v hlavnom meste hostiteľského štátu.

V prípade, že o účasť vo súťaži prejaví záujem veľké množstvo firiem z rôznych členských štátov aliancie a nebolo by možné s ponukami efektívne pracovať, môže hostiteľský štát navrhnúť Výboru pre infraštruktúru spôsob obmedzenia počtu súťažiacich firiem. Návrh podlieha schváleniu výboru a nesmie porušiť zásadu nediskriminácie.

Ak sa v niektorých doručených ponukách vyskytujú nepresnosti, alebo nedostatky môže hostiteľský štát, ak to považuje za potrebné, zvolať v priebehu lehoty predkladania ponúk, rokovanie zainteresovaných zástupcov k ich odstráneniu. Cieľom týchto rokovaní je aby sa do súťaže dostal maximálny počet technicky vyhovujúcich ponúk a aby sa predišlo prípadným sporom s následkom predlžovania termínov predkladania ponúk, prípadne eliminácie potreby vyhlásenia novej súťaže.

Vyhodnotenie ponúk – Hostiteľským štátom sa odporúča, aby pre vyhodnocovanie ponúk spracovali a dodržiavali formalizované procedúry, zaručujúce úplnú objektívnosť a bola vylúčená akákoľvek diskriminácia niektorého účastníka súťaže.

Do procesu vyhodnocovania ponúk vstupujú ponuky očistené od daní. Za týmto účelom bude u všetkých ponúk predkladateľom potvrdené, že neobsahujú žiadne identifikovateľné dane (DPH, dovozné clá, poplatky a ostatné dane požadované legislatívou hostiteľského štátu.

V prípade, že v hostiteľskom štáte nie sú výdaje a investície realizované v rámci programu výstavby infraštruktúry NATO oslobodenie od daní a tieto poplatky a dane sú vymeriavané a vyberané, ale znáša ich hostiteľský štát, potom dodávatelia na požiadanie pripočítajú k svojej ponuke všetky predpokladané dane a poplatky, pričom sa rozumie, že udelenie kontraktu bude vychádzať z porovnania ponúk ako by boli od dane očistené.

Pre uľahčenie spracúvania ponúk by dokument Cahier des charges mal záujemcov informovať o všetkých daniach a poplatkoch, ktoré im hostiteľský štát môže vymerať a tieto výdaje budú uvedené v ponuke ako samostatná položka.

Udelenie kontraktu: Za normálnych okolností, hostiteľský štát prisúdi kontrakt ponuke s najnižšou cenou, pri splnení ostatných podmienok. Ak sa vyskytne prípad, že hostiteľský štát chce kontrakt prisúdiť inému uchádzačovi, ktorý spĺňa ostatné podmienky, musí pred udelením kontraktu požiadať o súhlas Výbor pre infraštruktúru. Ak nastane prípad, že uchádzač s najnižšou cenou ponuky nesplnil niektoré z ostatných kritérií a hostiteľský štát ho chce zo súťaže vyradiť, musí ho čo najskôr písomne na túto skutočnosť upozorniť a zároveň uviesť dôvody. Zároveň obdobným spôsobom hostiteľský štát informuje príslušného diplomatického zástupcu.

U zložitých projektov a v prípade ak to Výbor pre infraštruktúru nariadi, bude hostiteľský štát požadovať, aby ponuky boli predložené v oddelených obálkach, pričom jedna obálka bude obsahovať iba cenu a druhá obálka ostatnú časť ponuky.

Vyhlásenie výsledkov súťaže: Po udelení kontraktu na základe vyhodnotenia výsledkov súťaže, hostiteľský štát čo najskôr (najneskôr však do 1 mesiaca), doručí výsledky vyhodnotenia ponúk Medzinárodnému štábu, ktorý ich okamžite odovzdá príslušným národným delegáciám. Správa o výsledkoch súťaže obsahuje všetky dôležité informácie (názov firmy, štát, cenu uvedenú v ponuke, umiestnenie v súťaži) u víťazného uchádzača aj dátum podpísania kontraktu u účastníkov súťaže, ktorí splnili požadované podmienky súťaže a umiestnili na 2. a 3. mieste.

Vyhlásenie novej súťaže: Ak hostiteľský štát neudelí kontrakt žiadnej z predložených ponúk, musí toto rozhodnutie zdôvodniť a prípadne upraviť podmienky v Cahier des charges a rozhodnutie oznámi Výboru pre infraštruktúru.. Výbor po preskúmaní dôvodov môže hostiteľskému štátu odporučiť ďalší postup. Ak nastane takýto prípad, zvyčajne bude predošlá procedúra zopakovaná v plnom rozsahu, alebo keď to okolnosti vyžadujú sú na základe povolených výnimiek uplatnené zvláštne procedúry.

Záver

Cieľom tejto informácie je stručne charakterizovať postupy, ktoré sa všeobecne používajú v členských štátoch NATO pri realizácii nadobúdania prostriedkov infraštruktúry slúžiacej pre strategické potreby aliancie a zároveň využívanej členským štátom na území ktorého sa objekty infraštruktúry nachádzajú a ktorý by bez spoluúčasti ďalších členských štátov aliancie na realizácii projektov, nebol schopný infraštruktúru na takejto úrovni vybudovať.

Východiskové dokumenty: Bi-SC 85-1/2001 – Riadenie programu investícií NATO do bezpečnosti v spojeneckom veliteľstve Atlantik a spojeneckom veliteľstve Európa;

AC/4-D/2261/1996 – Postupy pre medzinárodné súťaže

Zasielať žiadosti na zaradenie do databázy MO SR, alebo získať bližšie informácie o Programe bezpečnostných investícií NATO je možné na adrese:

Kontaktné údaje:
Ministerstvo obrany SR
sekcia modernizácie a podpory
odbor podpory obranných systémov
Kutuzovova 8
832 47   B r a t i s l a v a

Ing. Peter KLIZAN
tel.: 0960 – 31 75 58
fax: 0960 – 31 25 84
e-mail: peter.klizan@mod.gov.sk